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L'ABC dell'analisi dei costi

L'ABC dell’analisi dei costi

Quanto conosci i termini legati all'analisi dei costi? Per aiutati in questo arduo compito abbiamo preparato un glossario che ti renderà più semplice la comprensione dei concetti chiave. Scaricalo gratuitamente!

I passi dell'analisi dei costi

I passi dell'analisi dei costi

Da dove partire per fare un'analisi dei costi impeccabile?
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Cosa si intende con analisi dei costi

La gestione delle risorse economiche è uno dei pilastri su cui poggia ogni tipo di impresa. I capitali, infatti, sono il focus attorno al quale ruota l’intero sistema finanziario contemporaneo. Tenere traccia di entrate, uscite e investimenti è dunque un must per un’azienda, ecco perché si rivela necessaria l’analisi dei costi e dei benefici (in inglese cost-benefit analysis).

Con questa espressione si indica l'insieme delle tecniche di valutazione dei progetti di investimento basate sulla misurazione e la comparazione di tutti i costi e i benefici direttamente e indirettamente ricollegabili agli stessi. In altre parole, si tratta di stilare un profilo dettagliato che comprenda tutti i rischi e i margini di guadagno di un investimento o, in modo più generico, di un progetto.

Secondo il premio Nobel per l’economia Amartya Sen, l’analisi costi-benefici deve partire dal presupposto che vale davvero la pena intraprendere un’attività solo nel momento in cui i benefici - o guadagni - risultano superiori ai costi. In questo senso, l’analisi diventa una metrica oggettiva su cui basare le proprie scelte aziendali: vale la pena accettare un incarico? È davvero conveniente fare questo investimento? Queste, e altre domande, possono trovare risposta con la BCA.

Sono molti i costi che rientrano nel processo di analisi di un’impresa:

  1. Costo fisso;
  2. Costo variabile;
  3. Costo totale;
  4. Costo medio;
  5. Costo marginale;
  6. Costo diretto;
  7. Costo indiretto;
  8. Costo standard;
  9. Costo effettivo.
I rischi di un lavoro fuori controllo

Operando nel breve periodo, ovvero quando l’azienda è vincolata da un impegno o un progetto da portare a termine, possiamo fare la distinzione tra costi fissi e variabili. I costi fissi (CF), come si può capire dal nome stesso, sono dei costi che non cambiano al variare del numero di prestazioni.

Usando un linguaggio più “matematico”, aumentando o riducendo la produzione, il risultato non cambia. Un esempio di CF è l’ammortamento annuo delle apparecchiature (in Italia regolato dall’art. 2426 del Codice Civile), ovvero l’estinzione graduale di un debito contratto con l’acquisizione di nuove macchine.

Un’azienda operativa su un’unica produzione vedrà i propri CF ricadere su quest’ultima. Dall’altro lato, aziende che offrono un numero maggiore di prestazioni saranno in grado di spalmare i costi fissi totali su più attività, riducendo quindi l’impatto di questi sul costo finale dei prodotti (costo fisso unitario).

I costi variabili (CV), al contrario, sono quelli che cambiano al variare del volume di produzione. Il loro valore è direttamente proporzionale alla mole di lavoro: più prodotti è necessario fare e più questi aumentano. Per questa ragione, i costi variabili entrano in gioco nel momento in cui si attiva un nuovo progetto. Un esempio di CV? Semplice, il costo delle materie prime.

Dalla somma di costi fissi e variabili, logicamente, deriva il costo totale.

Dalla somma di costi fissi e variabili deriva il costo totale

A questi concetti si collega il margine di contribuzione (o costo marginale), ovvero la quota legata ad una prestazione che serve per coprire i costi fissi.

 

Margine di contribuzione

 

Il costo medio è il costo per produrre un singolo prodotto, per questa ragione viene anche indicato come costo medio unitario (cioè per una unità). La capacità produttiva è inversamente proporzionale al costo medio unitario. Si calcola dividendo il costo totale per il numero di unità prodotte:

 

Costo medio

 

Altra distinzione utile per l’analisi dei costi è quella tra costi diretti e indiretti. Per calcolarli è necessario partire da un oggetto, ovvero un prodotto dell’azienda. La domanda a cui si risponde con questa classificazione è: quali costi sono connessi direttamente alla merce che produco?

Le materie prime, ad esempio, sono un costo diretto, perché hanno un vincolo oggettivo e diretto con la merce prodotta. Al contrario, i costi generali di produzione sono indiretti perché non sono strettamente legati all’oggetto prodotto.

Ultima distinzione è quella tra costi standard e costi effettivi, utile per calcolare quanto si è stati in grado di rispettare il budget prefissato all’inizio dei lavori. I costi standard sono, in altre parole, i costi preventivati: quanto ti aspetti di spendere per questo progetto? I costi effettivi sono il consuntivo, ovvero: quanto hai davvero speso?

Perchè è necessario analizzare i costi

Di fronte a una materia così complessa verrebbe da chiedersi se sia davvero necessario analizzare i costi della propria PMI. Un’azienda che non tiene traccia dei propri capitali, oltre a correre inutili rischi, è destinata a fallire in quanto non mantiene il controllo sulla propria produzione.

Tra i tanti vantaggi della BCA, troviamo la possibilità di monitorare e migliorare la propria efficienza interna: ci sono degli sprechi di risorse? In quali punti della catena? Attraverso l’analisi dei costi è possibile individuare i propri pain point: conoscere il nemico è il miglior modo per combatterlo.

Grazie a questo complesso processo di analisi, inoltre, è possibile stabilire il prezzo più adeguato per la propria merce. Questo perché si conoscono nel dettaglio tutti i costi di produzione di un determinato prodotto.

Avere il pieno controllo della situazione finanziaria aziendale è un buon modo per capire le proprie possibilità economiche e ridurre il rischio di fare investimenti azzardati - difficilmente riassorbibili dal proprio business - e, di conseguenza, evitare inutili sprechi di capitali. Inoltre, questo permette di fare previsioni sul futuro andamento dell’azienda mettendo gli imprenditori nella condizione di ricalibrare la propria strategia interna.

Date le tante variabili in gioco, non è immediato portare avanti un’analisi dei costi. Ciò nonostante, non è un’impresa impossibile: vediamo come farla.

  1. Elabora i costi standard per il tuo progetto. Quanto pensi di spendere? Elenca tutte le risorse da mettere in campo per la realizzazione dell’attività in analisi: dal tempo al personale, senza dimenticare i capitali. Non tralasciare nemmeno le materie prime, l’energia utilizzata dai macchinari e i loro costi di manutenzione. Aggiungi anche un margine di rischio, cerca di prevedere l’imprevisto!
  1. Quali benefici prevedi? Qui si parla non solo di ROI (Return Of Investment) monetario, ma anche del miglioramento della propria reputazione e dell’efficienza interna. Molto spesso, infatti, il ROI non si basa solo su beni materiali, ma anche sul ritorno di beni immateriali.
Analisi dei costi step-by-step
  1. Calcola il tuo ricavo. Come già anticipato, è giunto il momento di scoprire se il gioco vale la candela, ovvero capire se i benefici superano i costi e quanto sarà il tuo ricavo corrente. Cerca di determinare l’arco temporale in cui riuscirai a riassorbire i costi dell’investimento iniziale. 
  1. Fai la tua scelta. Se i costi superano i benefici e l’azienda non è in grado di recuperare la spesa iniziale è tempo di abbandonare il progetto. In caso contrario, puoi dare tranquillamente il via al lavoro. 
Foglio di calcolo excel: analisi costi

Il procedimento appena descritto si adatta perfettamente a imprese che lavorano su pochi progetti alla volta; al contrario, per calcolare i costi di un’azienda molto prolifera questo sistema non basta. Per ottimizzare e automatizzare il processo di analisi dei costi, infatti, si rivela necessario utilizzare dei tool più tecnologici.

Per le aziende ancora legate all’inserimento manuale dei dati e al brainstorming si consiglia l’utilizzo del foglio di calcolo Excel. L’ideale, come spiega PMI.it (portale di riferimento per piccole e medie imprese), è creare un modello preimpostato per l’analisi dei costi di produzione magari includendo aree - separate anche visivamente - per il calcolo ad esempio di:

  1. Materie prime;
  2. Tempi di movimentazione;
  3. Costi di lavorazione;
  4. Costi di vendita e distribuzione;
  5. Costi di funzionamento.

Esistono anche dei tool creati appositamente per la gestione della contabilità analitica. Questi prevedono l’inserimento manuale dei dati per poi finalizzare in modo automatico il report consuntivo.

Se invece si punta verso un sistema efficiente ed automatizzato in tutte le sue componenti che permetta di analizzare i costi a seconda del progetto e, allo stesso tempo, di avere uno sguardo globale sull’andamento finanziario dell’azienda, bisogna puntare sui software ERP.

Questi sono in grado di gestire la contabilità di un’impresa avendo sempre sotto controllo lo stato sia di ciclo attivo sia di quello passivo. L’automatizzazione di questi software, inoltre,  permette di ridurre i rischi operativi (ovvero i quelli legati a errori personali che vanno dal semplice errore di battitura di un numero alla frode, ecc.): la soluzione ideale per un business che vuole eccellere sul mercato.

L’analisi dei costi e dei benefici è, dunque, un obbligo per ogni azienda che non vuole perdere la propria rotta. Sebbene non sia un procedimento particolarmente complesso, può risultare articolato per quelle imprese con più processi attivi contemporaneamente.

Affidare questo compito ad uno strumento come un gestionale ERP permette di analizzare i costi di ogni singolo progetto nel dettaglio e, dall’altro lato, di avere una panoramica sulle spese e sulle risorse aziendali.

RDS è una software house che opera nel settore dei gestionali ERP da più di 30 anni. Ha deciso di mettere il suo know-how a disposizione di chiunque abbia bisogno di chiarire i suoi dubbi in materia di gestione aziendale o, più semplicemente, sia curioso di saperne di più sulle funzionalità di questi tool innovativi.

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