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Come battere la concorrenza

Come battere la concorrenza

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I metodi per gestire le commesse

I metodi per gestire le commesse

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Cosa s'intende con l'espressione lavoro a commessa

Nel mondo delle aziende si opera in due direzioni principali: da un lato il cosiddetto “lavoro a magazzino”, dall’altro il “lavoro a commessa”. Nel primo caso le aziende si specializzano con un numero più o meno elevato di clienti (questo dipende dalla dimensione del business), e il loro obiettivo è una collaborazione a lungo termine. I prodotti vengono così creati e stivati in attesa di uno smercio futuro.

Dato l’oscillamento continuo del mercato - che dipende da variabili come disponibilità economica e i gusti dei consumatori - si fa sempre meno affidamento su questa modalità di lavoro. È un rischio, infatti, produrre merci prima dell’effettivo arrivo di un ordine: c’è la possibilità di sprecare risorse nella produzione e nello stoccaggio di prodotti che, magari, non verranno mai venduti.

Ecco che, attualmente, i business si stanno spostando sempre di più verso la gestione del “lavoro a commessa”, ovvero quello che in altri termini potremmo chiamare “lavoro a progetto”. Cosa s’intende esattamente con questa espressione?

Secondo l’Enciclopedia Treccani, la commessa è un “incarico affidato a gruppi, strutture organizzative o singole persone, che prevede la fornitura di uno specifico prodotto o servizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse, finanziarie e di altra natura”.

In generale, si tratta di una produzione non ripetitiva di beni o servizi che viene seguita passo dopo passo dal cliente che ne fa richiesta e dall’impresa selezionata per il progetto. Una produzione a quattro mani, insomma.

In questo settore, troviamo due tipologie principali di commessa che possono fondersi e coesistere anche in un’unica realtà aziendale: commesse singole e commesse ripetitive. Chi lavora a commesse singole riceve ordini singoli altamente differenziati tra di loro; al contrario, chi lavora su commesse ripetitive si ritrova a produrre una gamma di prodotti meno differenziata e destinata ad un gruppo stabile di clienti.

Ogni volta che si inizia un nuovo progetto, bisogna pianificare da capo la propria strategia e stabilire gli obiettivi finali (sia che si stia parlando di una PMI produttrice di beni sia di un’azienda fornitrice di servizi). Ogni settore, infatti, può lavorare a progetto: dalla produzione di etichette per barattoli di marmellata, all’ideazione di una campagna pubblicitaria.

Questa continua varietà rende difficile standardizzare il processo con cui si idea e si porta a termine un progetto. Ecco che una cattiva gestione delle commesse può portare diversi danni all’azienda. Quali sono i problemi più comuni? A quali conseguenze portano?

I rischi di un lavoro fuori controllo

Un problema è certamente la cattiva gestione del budget. Ogni cliente, quando affida il proprio progetto a un’impresa, sa quante risorse può mettere in gioco e vuole che le condizioni poste durante la chiusura del contratto vengano rispettate. Uscire dal budget prestabilito potrebbe scontentare il committente - il quale vedrà aggiungersi dei costi non previsti in corso d’opera - e infangare la reputazione dell’azienda sul mercato.

Un’altra problematica molto frequente è il time management. Un lavoro che sulla carta sembrava molto semplice e veloce può trasformarsi in una lunga trafila senza fine. Il tempo di realizzazione di un progetto viene determinato da molti fattori come l’analisi di eventuali rischi durante la fase di produzione, ritardi nella consegna di lavori precedenti, problematiche del cliente stesso, e molte altre. A seconda della ragione del ritardo la tua azienda potrebbe rimanere allo stato attuale o, nel peggiore dei casi, perdere un cliente.

Ultimo problema è la gestione del personale. Nonostante questa sia collegata alle dinamiche aziendali, le sue conseguenze ricadono inevitabilmente sull’andamento dei progetti. Pensavi, ad esempio, di poter contare su una risorsa in azienda ma non ti ricordavi che questa era già su un altro progetto. Ora, come potrai accontentare al meglio le richieste del nuovo cliente?

Alle problematiche appena prese in analisi esiste, naturalmente, una soluzione: l’utilizzo di tool per il monitoraggio. 

Come monitorare i costi

Come già anticipato, il primo punto fondamentale per garantire la soddisfazione del cliente è il rispetto del budget. In corso d’opera è facile perdere di vista la rotta e gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo; la domanda da porsi costantemente è: quanto del budget è già stato speso?

Per tenere correttamente traccia dei costi di progetto è necessario dotarsi di alcuni strumenti (il mercato ne offre a centinaia tra cui scegliere). Il punto fondamentale sta capire non solo le proprie esigenze, ma anche le capacità tecniche interne. Acquistare un software potente ma che nessuno è in grado di utilizzare è solo uno spreco di risorse.

Si può pensare di utilizzare un foglio di calcolo come quelli offerti da Excel per tenere sotto controllo il budget: uno per ogni progetto. Con la funzione di somma automatica, non appena si aggiunge un nuovo costo all’elenco, si può ottenere in pochi secondi il totale utilizzato e quello rimanente.

Questo sistema può funzionare per una PMI, ma probabilmente non è altrettanto utile per un’azienda medio grande. Quando i progetti svolti contemporaneamente iniziano a diventare molti, infatti, un foglio di calcolo non permette di avere al management uno sguardo generale sullo stato di avanzamento dei progetti. In questo caso, la scelta ricade, inevitabilmente, su strumenti più avanzati, come i gestionali ERP. Questi sistemi, semplici e intuitivi, permettono di monitorare l’andamento dei singoli progetti e, contemporaneamente, la situazione globale dell’azienda.

Rispettare i tempi prefissati è segno di serietà e competenza e permette di migliorare la propria reputazione sul mercato. Un metodo accreditato per il monitoraggio dei tempi di esecuzione e chiusura di un progetto è la Critical Chain (letteralmente catena critica), sistema progettato da E. M. Goldratt basandosi sulla Teoria dei vincoli (TOC - Theory of Constraints) i cui effetti positivi sul project management si possono vedere in questo grafico.

Gli obiettivi della catena critica sono:

  1. verificare che il calendario stabilito per il progetto sia compatibile con le risorse presenti in azienda e con gli altri lavori in corso;
  2. evitare di impegnare risorse (umane e monetarie) in progetti non ancora pronti per essere avviati o ancora in fase embrionale;
  3. evitare il multi-tasking del personale. È bene, se possibile, impegnare ogni persona su un’attività alla volta per evitare cambi continui di lavoro che richiedono un periodo di assestamento e allineamento con il resto del team di progetto.
CCPM Impact

Per tenere materialmente traccia degli effetti di questo metodo e monitorare l’efficienza del proprio team di lavoro, si può scegliere di adottare, come nel caso precedente, un software ERP, il quale ti permetterà di migliorare le tue capacità di project management.

Come monitorare il personale

Molto spesso il monitoraggio del personale viene preso dai lavoratori stessi come uno strumento di controllo. In realtà è un elemento fondamentale per migliorare la gestione del lavoro su commessa. Monitorando il lavoro dei dipendenti si è in grado di determinare i settori in cui una risorsa eccelle e sfruttare al meglio le sue capacità per ottimizzare i processi interni e la rapidità nell’evasione degli ordini.

In questo caso, lo strumento più utilizzato in assoluto è il software gestionale ERP e per una ragione molto semplice: per poter confrontare le performance dei singoli dipendenti è necessario poter monitorare tutte le risorse umane allo stesso tempo. Questo genere di programma è uno dei pochi, se non l’unico, sul mercato ad offrire questa opportunità alle aziende.

Da questa breve analisi della gestione delle commesse, possiamo affermare che uno strumento ideale per migliorare l’efficienza della propria azienda è il software ERP. Da un lato questo è in grado di analizzare nel dettaglio i progetti e le loro problematiche principali, dall’altro offre la possibilità di dare uno sguardo globale all’andamento dell’azienda.

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